Dalam membangun dan menjalankan suatu bisnis sangat penting untuk megerti bagaimana customer service. Sebelum kita membahas lebih dalam mengenai Customer Service yang berkaitan dengan pengiriman barang mari kita belajar apa arti Customer Service itu sendiri.
Customer service adalah setiap kegiatan yang ditujukan untuk memberikan kepuasan melalui pelayanan yang diberikan seseorang kepada kliennya dalam menyelesaikan masalah dengan memuaskan. Pelayanan yang diberikan termasuk menerima keluhan atau masalah yang sedang dihadapi.
Fungsi adanya Customer Service adalah pandai mencari jalan keluar untuk mencari jalan keluar yang dihadapi secara cerpat dan cermat, selain itu customer service sebagai penerima tamu yang diharuskan melayani pertanyaan-pertanyaan yang diajukan tamu serta memberikan informasi secara lengkap, jelas, ramah dan sopan. Sebagai Customer Service juga harus dapat membina hubungan baik dengan klien sehingga merasa puas, senang dan semakin percaya. Dalam suatu usaha terdapat banyak kriteria customer service sndiri yang diharapkan untuk dibangun, sperti memiliki jiwa social yang tinggi, berpenampilan rapid an menarik, bijaksana dnegan budi pekerti yang tinggi, pandai bersosialisasi, bekerjasama, tepat waktu dan berkomitmen.
Lalu bagaimanakah Customer Services berkaitan dengan Shipping?
Kalau kita melihat dari urutan suatu transaksi barang maka urutan tersebut diawali dengan Pemilik suatu usaha yang mengirimkan barang menggunakan jasa pengiriman untuk diantar ke Customer. Mari kita jabarkan satu persatu
1. Customer Service yang berlaku antara si pembuat usaha dengan Pelangggan
Sebagai seorang pelanggan pasti ingin mengetahui secara detai produk yang ingin dibeli. Maka kita sebagai orang yang menjual produk tidak hanya menjelaskan secara terperinci teteapi juga membuat agar penjelasan kita jelas dan menarik, tidak hanya agar pelanggan tertarik dan membeli produk kita sekali tetapi bisa juga menjadi pelanggan tetap. Selain itu sangat baik untuk menjelaskan prosedur transaksi ini dari estimasi waktu, estimasi harga, detail informasi calon penerima barang, jenis barang dan prosdur pengemasan barang.
2. Customer Service yang berlaku antara si pembuat usaha dengan Jasa pengiriman
Agar barang untuk dikirim ke customer berjalan dngan lancar sangatlah penting untuk berkomunikasi yang baik dan jelas dengan si jasa pengiriman barang, agar meminimalisir kemungkinan terjadinya keselahan. Contoh pembahasan dari tracking code, marking code, jenis barang dan rate harga secara pasti, pengemasan barang dan detail infomasi penerima dari nama, nomor yang dapat dihubungi, alamat lengkap beserta postal code.
3. Customer Service yang berlaku antara Pelanggan dengan jasa pengiriman
Tidak menutup kemungkinan adanya komunikasi dan transaksi antar jasa pengiriman dengan pelanggan, contohnya ;
a. Dalam Sindo Shipping kita menyediakan JASTIP.
Apa itu Jastip? Jastip adalah Jasa Titip dikenal juga dengan istilah Personal Shopper adalah sebuah pekerjaan keluar masuk toko, mall atau marchant besar dengan beberapa merek terkenal sesuai dengan keinginan para pelanggan yang percaya pada jasa mereka. Barang yang dicari tidak hanya ditingkat lokal jasa, tidak jarang ada permintaan untuk barang-barang dari luar negeri.
Dalam melakukan jastip ini sangatlah penting berkomunikasi dengan baik oleh kedua belah pihak untuk barang yang diinginkan seperti detail barang dan toko, estimasi harga dll. Ada dua cara untuk melakukan jastip. Sang pembuat jasa jastip sudah memfoto model pakaian beserta harga lalu pelanggan memilih berdasarkan foto tersebut atau seorang pelanggan yang request untuk dicarikan model pakaian yang di inginkan.
b. Dalam Sindo Shipping ada melakukan PENGIRIMAN
Pengriman yang dimaksud adalah saat pelanggan sudah membeli kepada suatu toko atau orang lain lalu hanya melakukan pengiriman saja antar Negara. Barang yang sudah dibeli bisa ditaruh di base gudang atau dengan jasa tambahan yaitu jasa pickup. Sindo shipping juga melakukan repacking untuk barang yang ingin dikirim agar sesuai dengan prosedur keamaan pengemasan. Dalam pengiriman barang perhitungan harga dilakukan dengan berat suatu barang yand dibandingkan dengan volume pengemasan jika besar, serta jarak sesuai dengan postal code suatu daerah negaranya.
Namun dari beberapa penjelasan mengenai customer service diatas, pernahkah kalian mengetahui mengenai beberapa hambatan yang sering dialami saat menjadi bagian dari customer service yang menangani bagian shipping atau bagian pengiriman?
Ya, menjadi customer sevice tentu bukan hal yang mudah, menjadi customer service membutuhkan mental dan kesabaran yang extra demi terjalinnya hubungan yang baik antara customer service dan customer atau pelanggan itu sendiri.
Dalam perusahaan yang menangani bagian pengiriman barang atau shipping, menjadi customer service memang lah harus teliti dan cekatan untuk membantu pelanggan dalam proses pengiriman barang agar sampai ditempat tujuan dengan tepat waktu dan tepat tujuan.
Selain membutuhkan kesabaran extra, menjadi seorang customer service juga hendaknya memiliki kemampuan untuk menangani keluhan pelanggan atau yang sering disebut complaint.
Dalam hal ini yakni keluhan pelanggan terhadap proses pengiriman barang.
Beberapa contoh keluhan yang sering dihadapi customer service saat menangani proses pengiriman barang yaitu :
a. Keterlambatan Barang sampai ditempat tujuan
Seringnya terjadi keluhan keterlambatan barang ini bisa disebabkan karena terjadinya kendala saat proses pngiriman barang diperjalanan, bisa juga disebabkan karena customer service kurang cekatan saat menjalankan proses pendataan sampai proses pengiriman sehingga terjadinya kesalah pahaman yang mengakibatkan tertundanya proses pengiriman sehingga menyebabkan keterlambatan.
Oleh sebab itu, penting bagi customer service untuk menjadi cekatan dan teliti demi memperlancar proses pengiriman sehingga pelanggan pun akan merasa puas dan senang
b. Kurang lengkapnya Informasi yang diberikan
Seringnya terjadi keluhan mengenai keterlambatan atau kesalahan barang yang sampai bahkan sampai kesalahaan saat menentukan harga terhadap barang ini bisa disebabkan oleh dua belah pihak yang bersangkutan, salah satu contohnya yaitu kurang lengkap penjelasan dari persyaratan dalam proses pengiriman barang yang diberikan customer service kepada pelanggan sehingga sering terjadi salah paham diantara kedua belah pihak. Ada pula kasus lainnya yakni kurang lengkapnya informasi yang diberikan pelanggan kepada customer service yang sering mengakibatkan customer service membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengumpulkan informasi sebagai salah satu persyaratan sebagai salah satu persyaratan yang dibutuhkan.
Maka dari itu, customer service sangat diharapkan mampu untuk mendapatkan informasi yang akurat dan tepat untuk memperlancar proses pendataan yang tentu saja menjadi salah satu faktor untuk memperlancar proses pengiriman barang.
c. Adanya Hal Tak Terduga
Maksud dari hal yang tak terduga ini yakni bisa jadi karena adanya perubahan cuaca sehingga mengakibatkan tertundanya proses pengiriman barang. Hal lainnya yang bisa terjadi yaitu karena bencana alam. Bahkan seorang customer service pun tidak bisa memastikan ketepatan waktu dan kondisi barang yang sampai agar sesuai dengan apa yang diharapkan. Namun tentu saja seorang customer service akan melakukan yang terbaik demi kenyamanan bersama
Dari beberapa penjelasan yang diberikan sudah ada gambaran bukan mengenai hubungan erat antara customer service dengan proses pengiriman barang ?
Pastikan saat kalian memilih jasa pengiriman yang tepat dan memberikan pelayanan service yang baik dan komunikatif. Sindo Shipping akan menjadi jasa pengirman yang akan membantu anda mengirimkan barang yang anda perlukan dengan customer service yang baik dan dapat dimengerti. Untuk info lebih lanjut silahkan hubungi nomor kami di 081296055142 atau di website kami http://www.sindoshipping.com