Kunci dari pelayanan customer yang baik adalah membangun hubungan yang baik dengan customer. Berterima kasih kepada customer dan mempromosikan lingkungan yang positif, membantu dan ramah akan memastikan seluruh customer akan mendapatkan kepuasan. Customer yang senang akan sering menggunakan kembali jasa yang diberikan oleh Sindo shipping.
Pada dasarnya, 3 kualitas penting dari layanan customer berada di sekitar tiga hal ini: profesionalisme, kesabaran, dan sikap “mengutamakan customer”. Tujuan dari Customer Service Sindo shipping adalah menemukan solusi untuk masalah customer.
Customer service mendukung customer dengan memberikan informasi bermanfaat, menjawab pertanyaan, dan menanggapi keluhan. Customer service adalah garis depan dukungan untuk customer dan kami membantu memastikan bahwa customer puas dengan produk, layanan, dan fitur.
1. Tetap tenang.
2. Berlatih mendengarkan secara aktif.
3. Ulangi kembali apa yang dikatakan customer.
4. Ucapkan terima kasih karena customer telah melaporkan masalah tersebut.
5. Jelaskan langkah-langkah untuk memecahkan masalah.
6. Tetapkan waktu untuk menindaklanjuti masalah customer, jika perlu.
7. Bersikaplah tulus.
8. Sorot prioritas kasus.
Tanggung jawab Customer Service: Berkomunikasi dengan customer tentang pengalaman mereka dengan jasa Sindoshipping. Memberikan saran tentang pembelian produk atau layanan. Menjawab pertanyaan customer tentang menggunakan atau mengakses produk atau layanan dengan benar
Pengertian Customer Service – Saat memiliki keluhan terhadap produk atau layanan dari sebuah perusahaan, biasanya pelanggan akan diminta untuk menghubungi layanan customer service (CS) atau layanan pelanggan. Petugas customer service sering dijumpai di kantor-kantor layanan publik, seperti perusahaan komunikasi, perbankan, jasa transportasi dan perusahaan jasa lainnya.
Secara sederhana, Pengertian customer service adalah sebuah layanan yang dihadirkan oleh perusahaan yang memiliki tugas sebagai sarana konsultasi, pemecahan masalah serta pusat informasi bagi setiap klien/pelanggan yang dimilikinya.
Dengan demikian, berdasarkan makna kata pembentuknya, customer service dapat diartikan sebagai usaha, proses, atau kegiatan melayani kebutuhan para pemakai barang atau jasa.
Fungsi Customer Service
1. Sebagai Penerima Tamu
Memberikan seluruh customer perhatian penuh, menjawab seluruh pertanyaan customer dengan sopan dan jelas, dan berikan informasi yang dibutuhkan.
2. Sebagai Customer Relation Office
Sebagai customer service, kami menjaga hubungan baik dengan seluruh customer agar merasa puas, senang, dan semakin percaya kepada Sindoshipping.
3. Sebagai Komunikator
Seorang komunikator adalah penghubung antara Sindoshippingdengan customeratau pihak luar lainnya yang memiliki kepentingan dengan Sindoshipping. Customer service juga berkewajiban memberi kemudahan kepada seluruh customer, siap menerima keluhan, keberatan, serta bersedia menjadi tempat berkonsultasi.
4. Sebagai Deskman
Dalam menjalankan fungsi customer servicesebagai deskman, kami melayani berbagai jenis permohonan (aplikasi) yang diajukan customer,yaitu membantu kelengkapan data yang menjadi persyaratan untuk mengirimkan barang.
Secara garis besar, ada beberapa tugas utama Customer Service Sindoshipping yang berlaku secara umum :
- Memberikan informasi yang lengkap seputar produk Sindo shipping sesuai kebutuhan customer, calon customer, dan non-customer.
- Menjaga citra dan nama baik Sindo shipping dengan memberikan pelayanan yang ramah, sopan, dan profesional.
- Menjaga hubungan baik antara Sindo shipping dengan customer atau pihak lain yang berkepentingan.
- Menjawab pertanyaan yang diajukan oleh customer yang berkaitan dengan kebijakan, prosedur, dan aturan yang berlaku di Sindo shipping.
- Mengatasi keluhan dan menyelesaikan permasalahan customeragar tetap loyal.
- Memberikan penjelasan dengan bahasa yang mudah dipahami kepada seluruh customeryang memiliki latar belakang beragam.
- Menjadi perantara customer dan Sindo shipping dengan cara meneruskan keluhan customer kepada pihak manajemen Sindo shipping sehingga dapat dilakukan perbaikan.
Cara Kerja Customer Service Sindoshipping
Agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para customer, setiap pegawai customer service Sindo shipping harus memahami dan menguasai cara kerja yang sesuai dengan standar Sindo shipping. Berikut ini adalah beberapa cara kerja yang wajib dikuasai pegawai customer service.
- Bersikap percaya diri, akrab, dan ramah dalam melayani customerserta menunjukkan cara berkomunikasi yang menarik dan tulus, tidak dibuat-buat.
- Saat customer datang untuk bertanya, seluruh pegawai customer service harus memberikan salam hangat dengan sopan dan suara lembut. Usahakan untuk menyebutkan nama pelanggan agar lebih akrab dan menunjukkan sikap menghargai customer.
- Mendengarkan kebutuhan atau keluhan customer dengan sabar, saksama, dan sopan, kemudian menanggapi serta membantu menyelesaikannya dengan tenang dan tidak terburu-buru.
- Memberikan jawaban atau penjelasan dengan bahasa yang baik, benar, dan mudah dipahami customer.
- Bersemangat dan menunjukkan kemampuan dan profesionalisme dalam memberikan pelayanan yang prima dengan memahami keinginan dan kebutuhan customer.
- Tidak menyela atau memotong pembicaraan pelanggan dan menghindari kalimat yang bersifat sindiran, teguran, atau menimbulkan perdebatan.
- Meyakinkan customer dengan argumen dan penjelasan yang logis dan memuaskan.
- Jika permasalahan yang dikeluhkan pelanggan tidak dapat diatasi, pegawai customer service akan meminta bantuan kepada manajemen yang lebih menguasai dan bisa membantu customer.
- Apabila saat itu customer belum dapat dilayani, pegawai customer service sebaiknya meminta maaf dan memberikan pengertian kepada customer, jelaskan alasannya, dan beri tahukan kapan customerakan dilayani.
Keahlian yang Harus Dimiliki Customer Service
Seluruh pegawai customer service Sindo shipping, kami harus memiliki beberapa keahlian seperti diuraikan di bawah ini agar bisa menjalankan tugas dengan baik.
1. Sikap Sabar dan Penuh Perhatian
Customer yang merasa kecewa sering kali datang dan menyampaikan keluhannya dengan penuh emosi. Customer seperti ini harus dihadapi dengan tenang. Karena itulah,kami sebagai pegawai customer service harus memiliki kemampuan untuk mengendalikan emosi, sabar, dan penuh perhatian kepada pelanggan.
2. Kemampuan Berkomunikasi
Sebagai pegawai customer service, kami harus siap menghadapi berbagai tipe customer. Karena itu,kami perlu memiliki keterampilan berkomunikasi. Dengan komunikasi yang baik, customer akan merasa dihargai dan masalah atau keluhan lebih mudah diselesaikan.
3. Pengetahuan tentang Produk/Jasa
Setiap customer yang datang tentu mengharapkan penjelasan yang detail tentang apa pun yang ditanyakan. Karena itulah, seluruh pegawai customer service wajib mengetahui dan menguasi semua informasi tentang produk atau jasa yang ditawarkan, kebijakan, dan prosedur yang berlaku di Sindoshipping.
4. Keterampilan “Berakting “
Apa pun masalah yang sedang dihadapi, seluruh pegawai customer service harus bisa mengesampingkan hal tersebut saat melayani customer dengan menjaga emosi dan tetap tampak ceria.
5. Keterampilan Mengelola Waktu
Kami melayani setiap pelanggan dengan baik dalam waktu tertentu sesuai jam kerja yang berlaku di Sindoshipping. Jadi, kami harus bisa menyelesaikan masalah customer dengan efektif dan efisien serta bisa mengendalikan agar pelanggan tidak terlalu banyak menyita waktu.
6. Kemampuan “Membaca” Pelanggan
Kemampuan ini merupakan bagian penting dalam proses personalisasi dan memberikan pengalaman pribadi kepada customer. Jadi, customer service harus betul-betul memahami customer agar kesalahpahaman dapat dihindari.
7. Keterampilan Persuasif
Keterampilan ini dibutuhkan agar customer service bisa meyakinkan calon customer service untuk menggunakan produk atau layanan jasa yang ditawarkan Sindo shipping.
Meski terlihat mudah, tugas dan kewajiban seorang pegawai customer service ternyata tidaklah ringan. Hal yang menuntut tanggung jawab terbesar adalah tugas utamanya untuk memberikan pelayanan terbaik yang memuaskan seluruh customer.
Kami dari team Customer Service Sindoshipping yang solid dapat memberikan informasi tentang detail pengiriman dari Singapore – Indonesia yang dapat di hubungi di +62 812 9605 5142
Kami tunggu pengirimannya ….
Happy Shipping With Sindoshipping
(Naskah: Audhina Tim Customer Service)